{"id":915,"date":"2016-04-26T21:29:20","date_gmt":"2016-04-26T21:29:20","guid":{"rendered":"https:\/\/facilitiesfirst.nl\/?p=915"},"modified":"2016-05-02T10:29:51","modified_gmt":"2016-05-02T10:29:51","slug":"verhuizen-is-een-feestje","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/facilitiesfirst.nl\/?p=915","title":{"rendered":"Verhuizen is een feestje"},"content":{"rendered":"

Verhuizen is een feestje<\/h2>
<\/div><\/div><\/div>\n
<\/span><\/span><\/div>\n

Verhuizen staat in de top 3 van de brengers van stress binnen een organisatie. Een bedrijf verhuist omdat het een groei wil faciliteren, moet inkrimpen, goedkopere huisvestingskosten wil realiseren of een ander imago wil uitstralen. In alle vier deze beweegredenen om te verhuizen blijft de winkel gewoon open en wordt van de medewerk(st)ers minimaal een gelijkblijvende productie verwacht. Dit geldt natuurlijk ook voor de medewerk(st)ers van het Facilitair Bedrijf. Ook van hen wordt verwacht dat ze de dagelijkse meldingen afhandelen en werken conform de gestelde service levels. Een verhuizing kan dan een stressfactor van betekenis worden voor de medewerk(st)ers die de productie moeten realiseren. Daarentegen wil de directie graag een verhuizing oppakken om met de medewerk(st)ers een volgende stap te zetten in de ontwikkeling van het bedrijf. Een nieuwe uitdaging met wellicht goede groeimogelijkheden of juist de mogelijkheid om een dalende trend stop te zetten. Er zijn verschillende tips om toch een feestje te maken van een verhuizing.<\/b><\/strong><\/p>\n<\/div><\/section>\n

De \u2018verhuizing is een feestje\u2019 is een veelgehoorde kreet. Maar hoe maak je er oprecht een feestje van? Hieronder een aantal tips voor een organisatie om een verhuizing \u2018op te leuken\u2019 zodat het meer is dan alleen het transporteren van spullen van A naar B. Er zijn verschillende manieren om van een verhuizing een feestje te maken. Hieronder een opsomming:<\/p>\n

De projectleider dient oprecht enthousiast te zijn voor de klus die hij\/zij doet en straalt dat ook uit;
\nDoor een transparante aanbesteding geen discussie met het verhuisbedrijf;
\nHet cre\u00ebren van een verhuiswinkel in het pand of op het complex voorafgaand aan de verhuisdatum;
\nMedewerk(st)ers het nieuwe pand leren kennen middels kwartiermaken;
\nNa de verhuizing alle medewerk(st)ers een warm welkom geven;
\nGeen nieuwe ontwikkelingen koppelen aan een verhuizing.<\/p>\n

<\/p>\n

1. Enthousiaste projectleider<\/p>\n

De projectleider is het boegbeeld van een verhuizing en dient te beseffen dat hij\/zij de rest van de organisatie en alle medewerk(st)ers nodig heeft om de verhuizing te laten slagen. Natuurlijk dient voor hem\/haar het projectresultaat voorop te staan, maar ik ben er van overtuigd dat goede betrekkingen met alle stakeholders garant staan voor een geslaagde verhuizing. Voor die goede betrekkingen heeft de projectleider al zijn\/haar sociale vaardigheden nodig en bovenal dient hij\/zij zelf zijn enthousiasme en vastberadenheid voorop te stellen.<\/p>\n

2. Transparante aanbesteding verhuisbedrijf<\/p>\n

Voor een verhuizing dient een verhuisbedrijf transparant aanbesteed te worden. Wat altijd voorkomen moet worden is dat tijdens of vlak na de verhuizing een discussie ontstaat met het verhuisbedrijf over geld. Of dat er ineens een factuur komt van verhuisdozen die zijn achtergebleven. Hierdoor kan het succes van de verhuizing ineens doorschieten naar een discussie over de afwikkeling van de financi\u00ebn. Daarom enkele tips voor een transparante aanbesteding:<\/p>\n

Maak een all-in\/fixed prijs voor de aanbesteding op basis van kubieke meters. Bepaal samen met het verhuisbedrijf van te voren het te verhuizen volume en stel dat vast. Stel daarbij ook vast op welke manier de kubieke meters worden gemeten en teruggekoppeld naar de opdrachtgever. Stel vast dat alle materialen, de verhuisauto\u2019s, de projectleider, de cateringvoorzieningen en natuurlijk de uren van de verhuizers onderdeel uitmaken van deze prijs per kubieke meter.
\nMaak van te voren een duidelijke demarcatie van wat de opdrachtgever doet en wat van het verhuisbedrijf verwacht wordt.
\nSelecteer het verhuisbedrijf niet alleen op de prijs, maar hou bij de keuze van het bedrijf ook rekening met de referentieprojecten en de kwaliteit van de voorman\/projectleider.<\/p>\n

3. Verhuiswinkel<\/p>\n

Vaak hebben de medewerkers bij verhuizingen behoefte aan een vraagbaak en een loket waar ze verhuismaterialen kunnen krijgen. Het is een aanbeveling om een verhuiswinkel op het terrein te zetten, middels een container van het verhuisbedrijf. In deze verhuiswinkel is een voorman van het verhuisbedrijf actief, eventueel samen met iemand van het verhuisteam. Doel van deze winkel is om het adres te zijn voor alle vragen van alle medewerkers. Ook kan iedereen daar terecht voor stickers, verhuismaterialen, verhuisdozen, kratten etc. Hiermee geef je de verhuizing ruim 2 weken voor de daadwerkelijke datum een \u2018gezicht\u2019.<\/p>\n

4. Kwartiermaken<\/p>\n

Om medewerk(st)ers aan een nieuw gebouw te laten wennen hebben we een aantal keren een speurtocht georganiseerd onder de titel van \u2018kwartiermaken\u2019. Het doel van zo\u2019n speurtocht is dat de medewerk(st)ers de \u2018harde\u2019 kant van het pand leren kennen. Aan de orde komen zaken als waar is de nooduitgang, wat zijn de vluchtroutes, waar zijn de toiletten, hoe werken de voorzieningen als verlichting\/verwarming en uitleg van kunst in het pand. De vorm van de speurtocht is ideaal omdat iedereen zelf de route kan lopen en er niet veel extra nodig is vanuit de verhuisorganisatie. Men meldt zich bij een beveiliger en aan het eind van de speurtocht meldt men zich hier weer af.<\/p>\n

5. Warm welkom<\/p>\n

Een warm welkom kan georganiseerd worden op de eerste werkdag in het nieuwe pand. Dit kan gebeuren in de vorm van een markt. Doel van het warm welkom is dat iedereen direct en laagdrempelig aan bepaalde zaken kan komen die hij\/zij nodig heeft voor de uitvoering van de functie. Hierbij valt te denken aan een marktkraam voor:<\/p>\n

Het inleveren van de oude sleutels en terugkrijgen van eventuele borg;
\nHet verkrijgen van een nieuwe toegangspas\/sleutel van het nieuwe pand;
\nUitleg van nieuw meubilair (bijvoorbeeld bureaustoel);
\nHet verkrijgen van een nieuwe VoIP-telefoon en inleveren oude telefoon;
\nBij een nieuw werkplekconcept is het mogelijk om de eigen verhuisdozen op te halen bij een kraam met verhuizers die de medewerkers tevens naar de nieuwe werkplek begeleiden. De eigen doos wordt daar met de medewerker afgeleverd.
\nHet verkrijgen van visdraad om eigen posters op te hangen;
\nEtc.<\/p>\n

Het kan net zo uitgebreid gemaakt worden als je wilt. Bij een van onze verhuizingen werd het ook nog een keer opgevrolijkt met een muziekbandje die achtergrondmuziek speelde.<\/p>\n

Het warm welkom kan ook gebruikt bij de introductie van Het Nieuwe Werken (HNW). Veelal wordt dan aan medewerk(st)ers gevraagd om flink op te ruimen in de oude situatie omdat veel gedigitaliseerd gaat worden. Vaak wordt dan gesteld dat elke medewerk(st)er \u00e9\u00e9n verhuisdoos mag meenemen. Een warm welkom met Het Nieuwe Werken kan dan als volgt uitgevoerd worden:<\/p>\n

Elke medewerk(st)er krijgt een pasje met daarop een nummer dat correspondeert met zijn\/haar verhuisdoos of -dozen;
\nDe medewerk(st)er pakt de doos\/dozen in en schrijft het nummer op de verhuissticker;
\nNa de verhuizing zijn alle verhuisdozen op nummer bij elkaar verzameld nabij de entree van het nieuwe pand;
\nOp de eerste dag van het werken in het nieuwe pand wordt de medewerk(st)er ontvangen bij de balie;
\nSamen met de verhuisdoos\/dozen wordt de medewerk(st)er begeleid naar zijn\/haar werkplek.<\/p>\n

6. Geen nieuwe ontwikkelingen koppelen aan de verhuizing<\/p>\n

Een algemene managementtip is dat je in een bedrijf niet twee grote ontwikkelingen tegelijk moet oppakken. Een verhuizing is een grote ontwikkeling, dus het is niet aan te bevelen om iets groots erbij te doen, bijvoorbeeld: een introductie van een nieuwe (software)systeem, een grote reorganisatie, uitbesteden van bepaalde diensten etc.<\/p>\n<\/div><\/section>\n