Organisatiesensitiviteit

DE KERNCOMPETENTIES VAN FACILITIES FIRST

Normen en waarden, ze zijn onmisbaar in het maatschappelijk verkeer. Op onze website komt u er talloze tegen. Niet om het braafste jongetje van de klas te zijn of sociaal geaccepteerd te worden, maar simpel omdat wij ons prettig voelen bij onze ‘eigen’ normen en waarden. Door deze te respecteren kunnen wij op een leuke manier ons werk doen en de kwaliteit leveren waar u recht op heeft. Plezier hebben en plezier voelen is voor ons synoniem. Graag laten wij u kennis maken met de dagelijkse Facilities First praktijk waarin een norm of waarde door ons wordt ervaren en toegepast.

Als interim facilitair manager moet je je snel inwerken in verschillende organisaties. Organisatiesensitiviteit is een onmisbare competentie hierbij. Een vaag begrip, maar iedere facilitair manager kan voorbeelden noemen waaruit het belang blijkt.

Ik was al een tijdje aan het werk voor een opdrachtgever (een organisatie voor woonvormen voor psychiatrische patiënten), toen ik werd gevraagd om een presentatie te houden voor het management van deze organisatie over mijn opdracht, mijn visie voor de invulling daarvan en wat ik daarbij van het betreffende management verwachtte.

Enthousiast nam ik de uitdaging aan en ik maakte een aantal sheets om mijn verhaal te ondersteunen. De presentatie was op een nogal ongelukkig tijdstip – op vrijdagmiddag 16.00 uur – en op een locatie niet naast de deur. Maar dat mocht de pret natuurlijk niet drukken en ik vertrok op een bijzonder warme junidag met twee collega’s naar de locatie.

Daar aangekomen hoorde ik dat de presentatie ervoor iets zou uitlopen, maar ik mocht alvast binnen komen. Ik kwam binnen in een zaal met een stuk of vijftig managers van de betreffende organisatie die aan het luisteren waren naar een presentatie over de administratieve organisatie. De sfeer valt het beste te typeren als ‘een warme vrijdagmiddag die hunkert naar de zaterdagochtend’.

Natuurlijk liep de presentatie voor mij ontzettend uit, maar de eindtijd van 17.00 uur was keihard. Om 16.45 uur was ik dan eindelijk aan de beurt. Ik besloot ter plekke 75% van de sheets te laten vallen en de nadruk te leggen op drie foto’s die ik zelf had genomen bij de uitgevoerde opdrachten.

Deze drie foto’s hadden als doel om te laten zien met welke projecten we bezig waren geweest, maar ik besloot om het verhaal in het teken te laten staan van organisatiesensitiviteit. Met anekdotes bij de foto’s vertelde ik hoe ik bij de voorgaande opdrachten deze competentie had ingevuld. De definitie van organisatiesensitiviteit is daarbij voor mij: ‘zich bewust tonen van de invloed en de gevolgen van beslissingen en gedragingen van mensen in een organisatie’.

De eerste foto was een foto van een pand dat ik bij een eerder project had ingehuisd. Bij dit inhuisproject had ik uitgerekend dat ik tachtig medewerk(st)ers binnen de organisatie nodig had om dit project goed te managen. Op de verhuisdag stond ik voor de deur van het pand voor drugsverslaafden toen er opeens iemand uit de doelgroep voor mijn neus stond met twee koffers. Ik probeerde de man netjes uit te leggen dat het pand morgen pas zou opengaan, maar hij liep zonder te luisteren langs me naar binnen. Daar werd hij opgewacht door een ‘ervaringsdeskundige’, die alleen riep ‘opdonderen’. De man zei niets, keerde om en verliet het pand. Gelukkig werd hij opgevangen door een hulpverlener die de man het adres gaf voor een bed voor de komende nacht. De ervaringsdeskundige en hulpverlener waren twee van de tachtig medewerkers die ik nodig had bij het project. Hierbij was het belangrijk gebleken dat er verbinding was tussen organisatiesensitiviteit en de mens binnen de organisatie.

De tweede foto had ik gemaakt bij een verhuisproject van een pand voor schizofreniepatiënten. De verhuizing was net geweest en ik ging de volgende dag op bezoek voor een nazorggesprek. Er heerste lichte paniek in het pand omdat een patiënt zoek was geraakt. Hij bleek zich door het kruipluik onder het pand te hebben verstopt, omdat hij zich waande in de Tweede Wereldoorlog en dacht dat hij werd gezocht. Hieruit bleek voor mij dat organisatiesensitiviteit ook gaat over de afstemming tussen het pand en het doel van de organisatie: het pand moet passen bij de organisatie en natuurlijk ook vooral omgekeerd. Met alles in het pand was rekening gehouden met de patiënten, maar het kruipluik was over het hoofd gezien. Natuurlijk werd het kruipluik ter plekke dicht gemaakt.

De laatste foto toonde een pand dat alle aanwezige managers in de organisatie kenden, want er was een hoop om te doen geweest. Aanvankelijk had ik namelijk alle tijd om de inhuizing van dit pand voor te bereiden en dat liep prima op schema. Toen ineens kreeg de organisatie de kans om het oude pand (dat werd verlaten voor het betreffende pand) per direct te verkopen. Dit was een unieke kans voor de financiën van de organisatie, maar het inhuisproces moest in plaats van binnen vier maanden, binnen vier weken! Alle leveranciers werden op scherp gezet en ook ik had mijn focus op de nieuwe verhuisdatum. Voor mij betekende organisatiesensitiviteit op dat moment je kunnen verplaatsen in het financiële belang van de organisatie.

Na de laatste sheet vroeg ik niet het traditionele ‘zijn er nog vragen?’, maar ‘zijn er nog complimenten?’. Om exact 17.00 uur beloonden de aanwezigen de presentatie met een applaus.

De terugreis was warm, vrolijk en de files gingen gelukkig vooral de andere kant op. Maar bovenal bleef mij bij dat organisatiesensitiviteit niet zomaar een woord is, maar dat het een basishouding moet zijn van een goede facilitair manager.